天讯公司是一家生产电子类产品的高科技民营企业。近几年，公司发展迅速，效益较好。公司总经理张亮为了提高企业的竞争力，在以人为本、创新变革思想指导下，制定了两个方案：意思引进人才计划在年底前从企业外部引进一批高素质的专业人才和管理人才，给公司输入新鲜血液；二是调整内部人员，通过绩效考核优化现有人员配置，选拔内部人才。张亮向秘书小杨谈自己的想法，让他做出一个较具体的计划。中午在公司附近餐厅吃饭时，小杨碰到了副总经理刘波，小杨对刘波低声说道：“最新消息，公司内部人员将有一次大的变动，老员工可能要下岗，我们要有所准备啊。”这些话恰好又被财务部的快件小张听到了。小张又立即把这个消息告诉了他的主管老关。老关听后，愤愤说道：“我真不敢相信公司会做这样的事情，换新人，辞旧人。”于是，这个消息就迅速的传来传去，公司上上下下的员工都处于十分紧张的状态，唯恐自己被裁员根本无心工作，有的甚至还写了匿名信和恐吓信对这样的裁员决策表示了极大的不满。
不久，张亮就听到了这些传闻，经过全面了解，他终于弄清了事实的真相，为了澄清传闻，他通过各部门的负责人把两个方案的内容传达给全体员工，召集所有员工一起讨论两个方案，员工们各抒己见，一半以上的员工赞同第二个方案，最后张亮说：“由于我的工作失误引起了大家的担心和恐慌，很抱歉，希望大家予以原谅，我提出的这两个方案的目的就是让大家来参与决策，一起为公司的人才战略出谋划策，前几天的裁员消息完全是无稽之谈，大家的决心就是我的信心，我相信公司今后会发展的更好，关于此次方案的具体内容，欢迎大家提出更好的建议。”通过民主决议，该公司最终采取了第二个人方案，公司的人员配置得到了大幅度地优化，运作效率和经营效益也因此大幅度地提高。
问题：
（1）结合案例，分析沟通的作用是什么
（2）案例中的沟通类型有哪些请分别指出各自的优缺点。